時間都去哪兒了?有效管理你的時間

by mini73833@gmail.com
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不知道你我有沒有發現,有時一天當中,沒做什麼事,時間就過去了大半,主要想做的事卻還沒完成。有時事情做到一半,當中突然有事插進來要處理,處理完這件事後,原本要做的事還要再花點時間瞭解。或者,想要做的事情,沒有一氣呵成的決心,致使事情斷斷續續的分斷完成,花費更多時間。

有效時間管理方法:

一、訂立最主要的目標

我們人生總有夢想,需要實際行動,逐步完成,它才不會只是夢想。否則每天渾噩渡日,讓夢想空擺在心中,轉眼間,時間就無情的溜走了。

首先,確定想要做的事情,有了大方向後,衡量這個大目標大概需要多久完成,是半年、一年、甚至更久。例如:一年後要考某個考試,就拆分每個月自己所要完成的進度,隨時調整,循續漸近的完成。

二、計劃每一天要做的事

想想今天要完成哪些事,而事情這麼多,先分輕重緩急,重要的事先做,然後再做細瑣的事。我們天當中扣掉吃飯、睡覺、休閒的時間,真正能夠支配去完成事項的時間,其實也不算多。

有時候必需果斷捨棄不必要做的事,若今天想做的事很多件,而時間有限,就要挑重要的去做,而其他的事,若今天沒完成不會造成什麼影響的話,可暫時在今日捨棄,這樣既能完成重要之事,也不會浪費時間在無謂的瑣事。

三、專注在主要事務上

我們在做一件事,專注力很重要,要能專注的從頭到尾,中間不被任何因素所打擾,通常有些困難。專注力是很耗費精神的,跟我們的意志力有關聯。有時事情做到一半,有電話來訪,或有line進來,都會讓我們分心,一旦分心,要想再進入狀況,就要花點時間。所以,如果不想讓一些外來訊息打斷的話,不妨將手機關機或設成靜音。

有時一件事需花費很多時間才能完成,在這長時間裡,可能餓了、渴了,會打斷持續的專注,若意志力薄弱,就會想休息一下,等休息好了再繼續。但若是不可打斷的事,必需持續到最後的事項,那就真的要有超強的意志力支撐了。就像醫生進開刀房,有時手術長達十幾個小時,就必須非常專注了。

四、懂的拒絕不重要的事

當你有重要的事,一定要在今日完成的話,無論有多少要想拜託幫忙的事,或者其他邀約,只要不比現在手上的事重要,能夠延後的話,就要懂得拒絕,不要照單全收。例如:當日是報告的最後期限,自己寫報告就要花費時間找資料了,若別人請求幫忙解題,還約一起吃大餐,若是都幫也都去,報告豈不延後,甚至延誤日期。

五、善用科技或一些技巧管理計劃

手機是我們每天隨身,都會帶在身邊的科技產物,裡面有鬧鐘、備忘錄…等功能,都能善加利用,用來管理我們的計劃,每個月、每天有哪些重要事項,可以列出來提醒自己。不過,除了手機,每個人也可依照自己習慣,去列出重要事項。

我曾經用手機記錄,但因為不習慣用手機查看要做事,而且也不明顯,還要翻找手機內資訊。所以,我的方式是,在家與在公司,各有一本月曆,在月曆上標註當天一定要做的事,這樣就比較不會忘了。例如:在公司的月曆上,會先標註當月,哪一天是最後報稅日,哪一天要匯錢進支票戶,哪一天要上傳空白電子發票…。有什麼還需要提醒自己的,隨時可補上去,家裡的月曆記錄自己私人待辦注意事項,這樣就不會讓公司或自己,因哪些事忘了做而遭受損失。

六、委託他人或外包事項出去

本身若是主管,可將部分事項交待給屬下,不要把事情全攬在身上。若將部分事項外包出去,節省的時間能發揮更大價值,那麼就值得。

七、別在支微末節的事浪費時間

有些人對於事物的要求較完美,會議資料要核看好幾遍,可以用通訊軟體討論事項,非要當面談,對圖稿細微插件與配色要求替換到滿意…。對於事情細心固然是好事,但太過追求完美,調整細微處直至滿意的情況下,不知耗費了多少時間。若事事如此,也許會錯失許多先機。

有時候一件事,不必等做足功課後再執行,邊做邊學也是可行的,甚至可以先做個架構,再來加強細微處,也是個方法。我覺得萬事雖要先瞭解過後再著手,不過有時更細部的事,是會在做了之後才遇到,遇到了問題再一一解決。所以說,想太多又追求完美,而遲遲不肯開始,到最後作罷的可能性很大,什麼事都沒做成,只浪費時間而已。

八、在自己最佳的黃金時間處理事務

每個人的生理時鐘不同,有些人在半夜精神特別好,思慮清晰,有些人晚上九點多就犯睏,早早就去睡了。每個人都有屬於自己的黃金時間,找出自己精神狀態最好的時段,用來從事最重要、最具挑戰性的工作,會使工作效率加倍。

九、花時間思考、沈澱

大部分的人只埋頭苦幹,做別人交待的事,覺得理所應當,卻不會多加思考,這件事為何要這樣做,只是依著前人所交得的步驟去執行。若是能對所做之事,詳加瞭解,也許能簡化流程,縮短工作時間。

我們若能保留些時間,讓自己沈澱下來,用於決策、閱讀、思考,這對於在工作上有很大的助益,能藉由閱讀資訊轉化自身能量,在處理事務時能快速思考,並作下決策。

結論

每個人所擁有的時間相同,充份的了解自己,立定目標後,妥善搭配自己的時間擬定計劃,專注地執行。在擬定的計劃裡,不用排的太滿,保留一點彈性時間,也許能用作運動,也許預防突發狀況,這樣行事也更有餘裕,不致於讓計劃只是計劃,能夠有效的完成自己所定之事。